株主から事前質問状が送られてきた場合
Q．株主から事前に質問状が送られてきたのですが、どうすればよいでしょう？
A．株主総会に先立って事前質問状が送られてきた場合の対応ですが、基本的には、当該事前質問状に対する回答案を作成しておく必要があります。事前質問状を受け取ったことにより、「調査をすることが必要」という理由で質問に対する説明を拒絶することができなくなる、という効果があるからです。
もっとも、回答案を作成するためには相当期間の調査を要する場合であって、当該事前質問状を受け取ってから株主総会開催日までに調査に要する期間がない場合などは、株主総会までに必ずしも調査の上での回答案を作成する必要はありません。
なお、事前質問状を送ってきた株主と事前に接触し、個別に回答することは避けるべきです。そもそも、事前質問状は、未だ株主総会における質問とはなっていませんので、株主総会において株主が出席して実際に質問がなされるまでは、これに対する説明義務は発生しません。
また、取締役の説明義務は、株主総会の場における説明義務ですので、総会外において個別に株主に説明を尽くしたとしても、総会における説明義務がなくなるわけではありません。
株主総会当日において、事前質問状に関する質問について、個別の質疑応答に入る前に回答を行うことが一般的です。一問一答の形で行うことも可能ですが、複数の質問を整理し一括して回答を行うことも可能であり、時間短縮のために後者の方法が採られることの方がより多いようです。
なお、事前質問状を送付してきた株主が事前質問状に記載した内容の質問を行わない場合、事前質問状に記載された質問に回答する義務はありません。したがって、事前質問状を送付してきた株主が株主総会に出席していない場合、事前質問状に対する回答を行わない、ということも可能です。
場合によっては事前質問状への回答を事前に行うバージョンとそうでないバージョンの２通りのシナリオを用意し、事前質問状を送付してきた株主の当日の出席状況によって対応を変化させるということも可能です。
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