Q:退職勧奨の面談時において、会社が留意すべき点は何でしょうか?

Q:退職勧奨の面談時において、会社が留意すべき点は何でしょうか?

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Q:退職勧奨の面談時において、会社が留意すべき点は何でしょうか?

A:退職勧奨が違法となる場合の例は既に見たとおりですが(詳細はこちら)、退職勧奨においては、従業員が「自分で決めた」と納得できるように進めていくことを心掛け、面談時には特に次の点に注意するようにしましょう。

(1)面談場所・人数

他の従業員に知られないように、会社の会議室等で面談を実施します。一定の広さのある部屋を選び、心理的圧迫を与えないようにする配慮も必要です。
会社側の担当者の人数が多いと、心理的圧迫を与えて退職を強要したとして違法と判断される可能性があります。
人事担当者や当該従業員の上司など、退職勧奨に至った理由を、感情的にならずに落ち着いてきちんと説明できる人物が面談を担当するようにしましょう。

人数については、特に慣れていない担当者が1対1で実施すると、お互いに感情的になってしまうケースもありますので、担当者の経験や性格によっては会社側の担当者を2名にするということも考えられます。

(2)時間・回数

長時間・多数回に渡る退職勧奨は、違法な退職強要と判断される可能性が高くなりますので、1回の面談が数時間に及んだり、何度も面談を重ねることは避けましょう。

(3)話し方

退職勧奨は、あくまでも従業員が自らの意思で退職することを促すものです。
退職勧奨を行う際には、退職を強要していると受け取られるような言動や従業員の名誉感情を不当に害するような表現・言い回しにならないように十分注意する必要があります。
特に、「退職届を出さなければ解雇する」、「産休・育休を取るなら退職してほしい」などは絶対に言ってはいけません。
また、大声を出したり机を叩いたりすることも違法と判断される可能性が高くなりますので、気を付けましょう。

(4)面談の際に伝える内容

面談の際には、退職勧奨に至った理由と雇用を継続するためにこれまで会社が行ってきた努力について具体的に伝えます。

(5)従業員が退職勧奨に応じることを拒否した場合

初回の面談時には、従業員から退職はしたくないという発言がなされることもあります。
従業員がいったん退職を拒否しても、「会社としては、〇〇さんが活躍できる場所はほかにもあると考えている。今日は突然のことで、この場ですぐに決めることは難しいと思うから、次の面談までにゆっくり考えてみて欲しい」などと伝えて、再度説得し再考を促すことは可能です。

ただし、2度目以降の面談の際にも、退職しないという意思を明らかにした場合に、更に面談を重ねて説得を試みることは、違法な退職強要にあたる可能性がありますので、注意する必要があります。

(6)面談内容の記録

後日従業員とトラブルになる可能性もありますので、面談の内容は必ず記録しておきましょう。
最近は、従業員が面談の内容を録音し、後に争いになった場合に裁判所に録音データが証拠として提出されることも考えられますので、会社側でも面談記録を残しておくことは重要です。
会社側で録音をしておいても構いません。

【面談の際のトーク例】(下記の表)をPDFで表示する

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4.従業員に対して退職勧奨を行いたいのですが、前向きに自主退職を考えてもらうためどのように進めていくのが望ましいでしょうか。

5.退職勧奨が違法となるのは、どのような場合でしょうか。

6.退職勧奨の面談時において、会社が留意すべき点は何でしょうか。

7.退職にまつわるトラブルを防止するために、注意すべきポイントは何でしょうか。

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