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株主総会の一般的対策

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株主総会対策

株主総会開催にあたって、一般的にどのような準備するべきでしょうか？

株式会社の経営者の中には、株主総会の対応に苦心されている方も多いと思います。近時、株主総会においては総会屋のみならず一般株主からも質問が積極的になされる傾向にありますので、特段総会屋の出席が予想されず、また、会社不祥事などがなくとも、株主総会のために十分な準備をすることは必須と言えます。

株主総会の準備としてなすべきことは、①スケジュールの策定、②シナリオの作成、③想定問答集の作成、④トラブル対処方法の準備、⑤リハーサルの実施などが挙げられます。

① スケジュールの策定

株主総会の基準日公告から総会の開催日、さらには登記、議決権行使書・委任状の本店備置き期限に至るまで、なるべく詳細かつ正確にスケジュールを策定しておく必要があります。
法律上の期限を守れなかったということのないよう、当事務所では当該スケジュール策定について、法律上の期間制限等に鑑みた法的アドバイスを行っております。

② シナリオの作成

株主総会当日において、開会から閉会までのシナリオ（株主からの質問など正確に予測しきれない部分を除く。）を詳細に作成しておく必要があります。
当事務所では、シナリオ作成についてもスムーズな進行のために法的アドバイスを行っております。

③ 想定問答集の作成

近時の株主総会では、株主から様々な質問がなされることが稀ではありません。株主からの質問に対して、株主総会当日にスムーズに的確な回答を行うためには、想定問答集の作成が極めて有効です。

想定される質問に対する回答が準備されているか否かは、議長や回答者が冷静な対応なしうるか否かに多大な影響を及ぼします。なるべく早期から作成に取りかかり、考え得る限り幅広くかつ具体的に想定質問とそれに対する回答例を準備する必要があります。

例えば、「来期の配当アップの約束を求められたら」、「取締役解任の動議がなされたら」などです。当事務所では、想定問答集の作成に関しても、予測される質問内容や適切な回答内容の準備等、様々な法的アドバイスを行っております。

④ トラブル対応マニュアルの作成

積極的な発言をする株主の増加に伴い、例えば、「株主一人で何問も質問する」など、スムーズな進行の妨げとなる事態が生じやすくなっています。このような事態についても事前に考え得る限り幅広くかつ具体的に想定しておき、その対応を具体的に準備しておく必要があります。
当事務所では、トラブル対応マニュアルの作成に関しても過去の経験からのアドバイスを行っております。

⑤ リハーサル

以上のように想定問答集の作成等をしておくことは極めて重要な意義を有しますが、現実の株主総会においては想定外の質問やトラブルが生じることが往々にしてあります。全ての事象を想定して対応を準備することは不可能ですから、大切なのは「想定外の事態が生じることを想定して準備すること」です。

そして、このことを実践的にトレーニングするためには、実際に株主総会を行う会場とほぼ同様に会場設営をしてリハーサルを行い、その中で適宜想定問答集に含まれない質問やトラブルを織り交ぜてその対応手順を練習しておくことが重要です。
実際にこのようなリハーサルが効果を発揮し、生涯初めて株主総会の議長を行うことになった方でも、当初から多数の質問が想定された株主総会を冷静に堂々と議事進行して乗り切ることができたという方もいます。

なお、会場設営については、なるべくトラブルが生じにくい、あるいは生じても対処しやすい配置などを考えることが重要です。株主席と役員席の位置関係、株主が質問する際の発言場所、マイクの種類、事務局の位置等々、「効果的な配置」を予めよく考えておく必要があります。
当事務所では、リハーサルの運営や効果的な会場設営に関しても過去の経験からアドバイスを行っております。

以上のような事前準備を行い、総会当日に議長が冷静かつ自信を持って対応できる体制を作ることがなにより大切です。もっとも、それでも当日の雰囲気に飲まれて冷静な対応が困難となることもありえます。そのときのために、議長のすぐ近くに事務局席を起き、経験のある社員や弁護士などがそこに同席してタイミング良く議長に指示を出せる体制も必須でしょう。もちろん、当事務所でも株主総会に出席して臨機応変にアドバイスを行う業務も行っております。

近年、積極的に発言をする株主が増加し、また、いわゆるシャンシャン総会は時代遅れとなって、株主総会は株主一般に対して情報提供を行う場であるとの理解が強まってきております。株主総会をスマートにこなすことは、会社に対する社会的評価にもつながりますので、十分な準備が不可欠ですが、準備すべき項目は多岐にわたりますので、やはり弁護士によるアドバイスを受けることは非常に効果的です。

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