中小企業における株主総会・取締役会の実態と必要性について

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中小企業における株主総会・取締役会の実態と必要性について弁護士が解説

中小企業における株主総会・取締役会の実態

企業における重要事項の意思決定において株主総会と取締役会は極めて中心的な重要機関であり、会社法上もその手続・内容に関して様々な規定が定められています。

一方、多くの中小企業では株主総会や取締役会を適法に開催しなければならないという意識が低く、法定の手続に拠って行われていないケースがよくみられます。そもそも実質的にこれらを開催せず形式的に議事録だけ作成している企業もめずらしくありません。

しかし、株主総会や取締役会は重要機関であるがゆえにその手続や内容に不備が存在したときのリスクは大きいです。株主や取締役間に争いがないときにはそのような不備はなかなか表面化しませんが、ひとたび争いが生じてしまうと経営権を失った株主や取締役等から株主総会や取締役会

決議の不備が取り上げられて問題となり、最終的に会社の根幹をゆるがす事態に発展することもあります。また、法令遵守違反で取締役個人の責任が追及され損害賠償責任を負う可能性も否定できません。

そこで、今回は、現在最もポピュラーな企業形態である取締役会の設置された株式会社を中心に、株主総会および取締役会の開催・運営をめぐる法規制について解説していきます。これらの規定をよく確認して、株主総会・取締役会の不備に基づく思わぬ事態を回避していきましょう。

中小企業における株主総会の工夫

中小企業においても、当然ながら、会社法に従い株主総会を開催する必要があります（この点については、上記の「中小企業における株主総会・取締役の実態」をご覧ください）。

しかし一方で、中小企業の実態を踏まえれば、法令で認められた範囲内で、なるべく手続を簡略化し機動的・迅速な開催を実現したいという要請もあるところです。

以下では、上記要請の観点から、中小企業において利用可能な（中小企業か否かを問わず利用可能なものも含まれます）株主総会に関する制度や会社法上の規定等の紹介をします。

なお、多くの中小企業は非公開会社（定款上、発行する株式の全部に譲渡制限を設けている株式会社）ですので、以下は非公開会社を想定しています。

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株主総会

株主総会の決議事項について弁護士が解説

招集手続

株主総会の招集期間は１週間とされています。取締役会設置会社以外の場合には、定款によりその期間を短縮することが認められています。ただし、書面または電磁的方法によって議決権行使ができる旨を定めた場合（会社法298条１項３号４号）には公開会社と同様、招集期間は２週間となります。

取締役会設置会社以外の場合には、書面または電磁的方法によって議決権行使ができる旨を定めた場合でない限り、書面によらない招集通知（口頭、電子メール等）も可能ですし、また会議の目的事項の通知や定時株主総会における計算書類の提供等も会社法上要求されていません。

また、取締役会設置会社か否かを問わず、書面または電磁的方法によって議決権行使ができる旨を定めた場合でない限り、議決権を行使できる株主全員の同意があるときは、法定の招集期間を短縮することや、法定の招集通知又は計算書類・事業報告の提供を行わずに総会を開催することも可能です。

さらに、招集権者による招集がない場合でも、株主全員が開催に同意して出席すれば株主総会は適法に成立すると解されています。

株主総会決議が適法・有効に成立したことの記録を残すという観点からは、招集手続の履践についてなるべく書面等で残しておくことをお勧めしていますが、状況に応じて上記の制度や規定の全部又は一部を上手に利用することにより、招集手続の労力的・時間的・費用的コストを抑えることが可能となります。

株主への招集通知について

株主総会招集権者

⑴　取締役会設置会社

取締役会の決議に基づいて、代表取締役が招集します（会社法２９６条３項、２９８条４項）。ただ、代表権のない取締役であっても、特定の株主総会の招集に関する業務執行権限を取締役会から与えられれば、株主総会を招集することができます。

⑵　取締役会非設置会社

取締役が２名以上いる会社の場合は、取締役の過半数によって決定し（会社法３４８条２項）、代表取締役が招集します。

⑶　株主

株主（総株主の議決権の１００分の３以上の議決権を６か月前から引き続き有する株主に限る。非公開会社の場合は総株主の議決権の１００分の３以上を有する株主。）は、取締役に対し、株主総会の目的事項及び招集理由を示して、株主総会の招集を請求することができます（会社法２９７条１項、２項）。なお、定款によりこれらを下回る議決権保有割合及び保有期間を定めることができます。

株主が招集請求をした後、遅滞なく招集の手続きが行われない場合や請求があった日から８週間（下回る期間を定款で定めた場合は、その期間）以内の日を株主総会の日とする株主総会の招集通知が発せられない場合には、裁判所の許可を得て、招集請求をした株主が株主総会を招集することができます（会社法２９７条４項）。

株主総会を招集する決定事項・招集通知記載事項

取締役は、以下の事項を定めなければなりませんし（会社法２９８条１項）、招集通知に記載する必要があります（会社法２９９条４項）。

①株主総会の日時及び場所

②株主総会の目的事項

③株主総会に出席しない株主に書面投票を認めるときは、その旨

④株主総会に出席しない株主に電子投票を認めるときは、その旨

⑤その他、法務省令で定める事項（会社法施行規則６３条）

招集通知発送時期

株主総会を招集するには、取締役が、株主総会の日の２週間（株主総会に出席しない株主が書面によって議決権を行使することができるとき及び電磁的方法によって議決権を行使することができるときを除き、公開会社でない株式会社にあっては１週間）前までに、株主に対してその通知を発しなければなりません（会社法２９９条１項）。

また、電子提供制度を導入している場合の招集通知は、株主総会の日の２週間前までに発送する必要があります（会社法３２５条の４第１項、３２５条の７）。

招集通知の方法

⑴　取締役会設置会社

招集通知は書面でしなければなりません（会社法２９９条２項２号）。もっとも、株主からあらかじめ承諾を得た場合には、電磁的方法で行うことができます（会社法２９９条３項）。

⑵　取締役会非設置会社

書面投票・電子投票を認めない限り、招集通知の方法については特段の規制がなされていませんので、招集通知を書面ではなく電話や口頭にて行うこともできます（会社法２９９条２項反対解釈）。しかし、後日招集通知の有無が争いになる場合もありますので、招集通知の方法は、電話や口頭ではなく、書面や電磁的方法で行うようにするのがいいでしょう。

招集通知の添付書類

株主に対して、書面投票・電子投票を認める場合は、招集通知とともに、株主総会参考書類を、書面投票を認める場合にはあわせて議決権行使書面を交付する必要があります（会社法３０１条１項、３０２条２項）。

また、定款の定めにより、株主総会参考資料等に記載すべき情報（株主総会資料）をウェブサイトに掲載し、株主に対する書面による招集通知は、当該ウェブサイトのアドレス等の基本的な情報のみを記載することによって、株主総会資料を提供する電子提供制度を導入することができます（会社法３２５条の２）。

招集手続の省略

招集手続は、株主全員の同意による場合（会社法３００条）、全員出席総会の場合に省略することができますが、書面投票・電子投票が行われる場合には、株主の全員の同意があっても、招集手続を省略することはできません（会社法３００条ただし書）。

書面決議等

また、実際に株主総会を開催せずとも、株主の書面又は電磁的記録による同意を得ることで、株主総会の決議をさせ、また株主総会への報告があったものとみなすことができる方法があります。すなわち、取締役又は株主が株主総会の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき株主（当該事項について議決権を行使することができるものに限る。）の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の株主総会の決議があったものとみなすとされています（会社法319条１項）。また、取締役が株主の全員に対して株主総会に報告すべき事項を通知した場合において、当該事項を株主総会に報告することを要しないことにつき株主の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該事項の株主総会への報告があったものとみなすとされています（会社法320条）。これらの制度を利用することで、株主総会の開催にかかるコストを軽減することが可能となります。なお、書面決議を行った場合でも、株主総会議事録を作成する必要があることには留意が必要です。

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株主総会の一般的対策

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中小企業における取締役会のポイント

取締役会の設置義務について

取締役会とは、取締役３人以上で構成される会社の意思決定機関のことをいいます（会社法３３１条５項）。

この取締役会の設置義務があるのは、

①公開会社※

②監査役会設置会社

③監査等委員会設置会社

④指名委員会等設置会社

であり（会社法３２７条１項）、その他の会社においては、取締役会設置義務はなく、取締役会を設置するかどうかは任意となります。

※公開会社とは、その発行する全部又は一部の株式の内容として譲渡による当該株式の取得について株式会社の承認を要する旨の定款の定めを設けていない株式会社をいいます（会社法２条５号）。

取締役会の運営について

取締役会は、３人以上の取締役により構成される会社の意思決定機関で、以下の職務を行います。

①業務執行の決定

②取締役の職務の執行の監督

③代表取締役の選定及び解職

もっとも、取締役会は、業務執行の決定を取締役に一任することができますが、以下の事項については、取締役に委任することができません（会社法３６２条４項等）。

①重要な財産の処分及び譲受け

②多額の借財

③支配人その他の重要な使用人の選任及び解任

④支店その他の重要な組織の設置、変更及び廃止

⑤第６７６条第１号に掲げる事項その他の社債を引き受ける者の募集に関する重要な事項として法務省令で定める事項

⑥内部統制システムの整備

⑦第４２６条第１項の規定による定款の定めに基づく第４２３条第１項の責任の免除

⑧譲渡制限をしている株式の譲渡承認

⑨株主総会の招集決定

⑩競業・利益相反取引の承認

⑪計算書類などの承認

取締役会は、少なくとも３か月１回以上は開催しなければなりません。なぜなら、代表取締役や業務執行取締役は、３か月に１回以上は取締役会に業務の状況について報告する義務を負っているからです（会社法３６３条２項）。

そのため、少なくとも３か月に１回は、各取締役（定款又は取締役会で招集する取締役を定めた場合は、その取締役）が取締役会を招集します（会社法３６６条１項）。

具体的な取締役会の運営の流れは、以下のようになります。

【Step１】招集通知の発出

取締役会の１週間（これを下回る期間を定款で定めた場合にはその期間）前までに、各取締役に対して招集通知を出します。この通知に際して伝えるべき事項は開催日時と開催場所であって、取締役会の目的事項は原則不要です。また、通知方法も書面に限らずメール、電話や口頭でも構いません。

【Step２】取締役会の開催

決議を行う場合は、決議に加わることができる取締役の過半数（これを上回る割合を定款で定めた場合にあっては、その割合以上）が出席し、その過半数（これを上回る割合を定款で定めた場合にあっては、その割合以上）をもって行います（会社法３６９条１項）。

なお、特別の利害関係を有する取締役は決議に加わることはできません（会社法３６９条２項）。

また、取締役が取締役会の決議の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき取締役（決議に加わることができるもの）の全員が書面又は電子的記録により同意の意思表示をしたとき（監査役設置会社で監査役が当該提案に異議を述べたときは除く。）は、当該提案を可決する旨の取締役会の決議があったものとみなす旨を定款で定めることもできます（会社法３７０条）。

【Step３】議事録の作成及び保存

取締役会の議事については、書面又は電磁的記録で議事録を作成します（会社法３６９条３項）。書面で議事録が作成される場合は、出席した取締役及び監査役の署名又は押印が必要となり、電磁的記録で作成される場合は、署名又は押印に代わる措置をとる必要があります（会社法３６９条３項、４項）。

議事録は、取締役会の日から１０年間、本店に備え置かなければなりません（会社法３７１条１項）。

したがって、非公開会社（発行するすべての株式の内容として譲渡による当該株式の取得について株式会社の承認を要する旨の定款の定めを設けている会社）である中小企業においては、取締役会を設置する義務はありません。

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取締役会の招集

取締役会の招集手続

取締役会の議事録について

取締役会の議事については、議事録を作成し、議事録が書面をもって作成されているときは、出席した取締役及び監査役が、これに署名し、又は記名押印しなければならないとされています（会社法３６９条３項）。議事録が電磁的記録で作成されている場合には、署名又は記名押印に代わる措置をとる必要があります（会社法３６９条４項）。

議事録への記載事項は、以下の８項目になります（会社法施行規則１０１条）。

①取締役会が開催された日時及び場所

※当該場所に存しない取締役等が取締役会に出席した場合における当該出席の方法も含む。

②取締役会が特別取締役による取締役会であるときは、その旨

③取締役会が特別の招集に該当するときは、その旨

④取締役会の議事の経過の要領及びその結果

⑤決議を要する事項について特別の利害関係を有する取締役があるときは、当該取締役の氏名

⑥取締役以外が発言できる場合等により取締役会において述べられた意見又は発言があるときは、その意見又は発言の内容の概要

⑦取締役会に出席した執行役、会計参与、会計監査人又は株主の氏名又は名称

⑧取締役会の議長が存するときは、議長の氏名

取締役会設置会社においては、取締役会の日から１０年間本店で取締役会の議事録を備え置く必要があります（会社法３７１条１項）。そして、株主は、権利行使のために必要があるときは、株式会社の営業時間内はいつでも議事録の閲覧請求等を行うことができます（会社法３７１条２項）。ただし、監査役設置会社又は委員会設置会社の場合は、裁判所の許可を得て、閲覧請求等をすることができます（会社法３７１条３項）。また、取締役会設置会社の債権者、親会社社員（以下「債権者等」といいます。）は、役員又は執行役の責任を追及するため必要があるときは、裁判所の許可を得て、議事録の閲覧請求等を行うことができます（会社法３７１条４項、５項）。もっとも、裁判所は、株主による閲覧請求も債権者等による閲覧請求も、取締役会設置会社等に著しい損害を及ぼすおそれがあると認めるときは、許可することができません（会社法３７１条６項）。

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