在職中の従業員から会社の秘密情報や個人情報が漏洩しないようにするために対策できることはありますか。

在職中の従業員から会社の秘密情報や個人情報が漏洩しないようにするために対策できることはありますか。

 在職中の従業員に秘密情報を漏洩させないためには、就業規則において、秘密情報や個人情報を漏洩したり、会社の業務以外で使用したりすることを禁止し、これに従わない場合は懲戒事由とすることが考えられます。

 また、就業規則を確認しない従業員もいますので、入社時に秘密保持に関する誓約書を締結しておくことが有用です。部署の異動等により、新たな秘密情報に接する業務に就く場合には、その都度、秘密情報の内容を列挙して誓約書を作成しておけば、従業員も秘密情報の対象を明確に認識することができ、実効性が増すでしょう。

 さらには、定期的に、どのような情報が秘密情報に該当するかや個人情報の重要性、取り扱いの留意点について社内で研修などを行っておけば、従業員の意識を高めるだけなく、後々情報が持ち出された際に、秘密情報としての保護を受けやすくなります。また、物理的に、アクセスパスワードの設定等により秘密情報データのセキュリティを強化することや、秘密情報にアクセスできる従業員をできる限り限定することも重要です。

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