医療報酬の回収方法を確立しよう
医療報酬の回収は、院内でルールを決めておかないと、ついついタイミングを失してしまいがちです。
例えば、１万円以内の未収金だったらどうするか、例えば電話とメールだけで終わりにしてしまうのか、3万円までだったらどうするか、事務長が出てくるのはどういう場合で、事務スタッフだけで対応するのはどういう場合で、というように、対応をすべてシステマティックに決めておく必要があります。
１：電話・メールによる督促
２：文書による督促 ⇒ 内容証明郵便送付
３：訪問による督促 ⇒ 支払約束書作成
４：法的手段による回収
担当、役割分担を決めた後に、流れとしては、請求書の再送付、電話・メールでの督促、文書による督促、必要に応じて内容証明書の送付を行います。家が近く、コストがかからないのなら、訪問による督促も有効です。訪問の上、「支払ってくださいよ。どうやったら支払えるんですか。ご家族の方いかがですか。」と督促するのです。
そして、支払う兆しが見えてきたら、支払いの約束書を作成すると。ここまでやってもだめだったら、仕方がないから法的手段による回収、ということになります。
法的手段といっても、診療報酬未回収を回収するための法律知識は、それほど難しくありません。殆ど、書式を決めておいて（当事務所で提供しています）、上書きすればできてしまいます。
「いつからいつまで入院したのか」、「どのような治療を受けたのか、そのときに投薬したのが何で、3割がこれだけになる」などと、請求の原因となる事実を訴状に書いて、請求書や診療行為明細などの証拠を添付して提出するだけで良いのです（これも、当事務所で提供しています）。
郵送・電話・メールによる督促
まずは、通常の請求書を郵便で出すというのが基本です。それから、電話で請求します。きちんと電話で何度も請求する。この「何度も請求する」ということが、診療報酬の回収の場面でとても大事です。なぜかというと、放っておくと、「額も小さいから別にいいか、もう回収こないだろう」と、と思われてしまうのです。
文書による督促＝内容証明郵便の送付
ここからは、お金がかかりますから、未回収額がいくら以上の場合、という形でシステム化しておきましょう。請求書を何度も送っても支払いがない、という場合は、内容証明を出します（内容証明の書式も当事務所で提供しています。）。「何月のいつからいつまでで、診療報酬はいくらで、この口座に振り込みなさいよ、と、そうしないと法的手段をとりますよ」という内容です。
従前の内容証明は、3つ作って、印鑑押して、郵便局に行ってと、とても大変だったのですが、現在は電子内容証明サービスというものができて、とても便利になりましたので、是非こちらを利用して下さい。
また、「うちは病院なんだから、法的手続きなんてとったらネットで何を書き込まれるかわからない。」と、心配されることもありますが、当事務所の経験では、どんどん内容証明を出しても、一度もネットに書かれるようなことはありませんでした。
やはり、患者様側も、法的に対応されたら、最後は払わなきゃいけない、と思っておられるのが本当のところのようです。
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